Blueturtle - Shows & Events Manager

Gestion des contacts

B-SEM vous permet de gérer l’ensemble des contacts importants pour votre organisation, que ce soit le comité d’organisation, les bénévoles, les artistes, les athlètes, les partenaires ou tout autres personnes ou entités avec qui vous êtes en contact durant votre événement.

B-SEM vous offre également la possibilité d’envoyer directement des SMS aux contacts, soit individuellement, soit directement à des groupes de diffusion. Vous disposez ainsi d’un outil de communication extrêmement rapide.

Gestion du matériel

La gestion du matériel est toujours complexe lorsque de nombreux intervenants sont impliqués. B-SEM vous permet un suivi rigoureux de vos stocks, ainsi que de l’historique de l’utilisation du matériel.

Cette fonctionnalité permet :

• une gestion complète de vos radios, y compris la gestion des accessoires tels que les micros, les housse, les oreillettes,…
• une gestion spécifique des clés
• une gestion des autres matériels tels que gilets, lampes de poche, cadenas ou tout autre matériel spécifique à votre organisation

Il est également possible de faire des statistiques d’utilisation du matériel, afin d’optimiser vos commandes pour la prochaine édition ou mieux répartir votre staff en fonction des pics d’activité.

Cartographie

B-SEM utilise le moteur cartographique de Google Map, très populaire et très simple à utiliser. En plus des fonds de carte traditionnels (carte routière ou satellite) il est possible d’intégrer des fonds de plan spécifiques à votre événement (plans de bâtiments, plans stylisé, etc…).

Sur ces plans il est possible d’ajouter des indications spécifiques, par exemple la disposition des extincteurs, les postes de sécurité, les bars ou tout élément significatif. Ces emplacements sont alors représentés par un drapeau avec une icône et une couleur spécifique. Il est ainsi aisé, grâce au moteur de recherche, de retrouver n’importe quel lieu stratégique, ainsi que d’obtenir des informations complémentaires en cliquant sur le petit drapeau.

Main courante

B-SEM propose une interface Conviviale afin de tenir une main courante des événements se déroulant lors de votre manifestation, que ce soit des événements de sécurité, de santé, d’infrastructure ou autre.

Les événements sont regroupés en catégories et facilement identifiés par une icône spécifique. Il est également possible de géo-localiser les événements en indiquant leur emplacement sur la carte. Cela permet d’analyser les « points chauds » et de prendre des mesures d’adaptation soit en temps réel, soit a posteriori pour les éditions futures.

Toutes sortes d’analyses et d’extractions sont possibles afin de faire le suivi de votre main courante, de faire le bilan de votre manifestation ou de préparer une nouvelle édition.

Procédures

Que ce soit des procédures de fonctionnement, de situation d’urgence ou de crise, B-SEM vous permet d’avoir directement sous la main, l’ensemble des informations nécessaires au bon fonctionnement de votre manifestation, grâce à un classement par catégorie.

Les documents au format PDF sont directement intégrés et visibles dans l’application. Il est également possible de saisir directement des procédures pour lesquelles il n’existe pas de document électronique.

L’accès à l’application est sécurisé par un nom d’utilisateur et un mot de passe. Il est possible de créer autant d’utilisateurs que nécessaire, et de leur donner des droits d’accès spécifiques, que ce soit pour les différentes fonctionnalités de B-SEM ou à l’intérieur d’une fonctionnalité. Les comptes d’utilisateurs peuvent être limité dans le temps, désactivés en tout temps en deux clics et être réutilisés d’une édition à une autre.

L’application est hébergée en Suisse auprès d’une société spécialisée et renommée dans ce domaine, assurant un haut niveau de disponibilité et de sécurité des données.

Nous sommes en permanence en train de faire évoluer l’application en raison de nouvelles idées ou de nouveaux besoins formulés par nos clients.

B-SEM est actuellement en version 3 pour les parties cartographie, main courante et gestion des procédures. Notre priorité est de porter les fonctionnalités gestion des contacts et gestion du matériel dans cette nouvelle version, qui offre beaucoup plus de souplesse et une meilleure ergonomie.

D’autres développements sont en cours de réalisation ou planifiés, notamment :

• génération de cartes de chaleur pour l’analyse des événements
• traduction en anglais et en allemand
• gestion des plannings du staff
• gestion des horaires de la manifestation
• nouvelles fonctionnalités dans les interfaces de reporting et d’analyse
• intégration du positionnement des radios munies de puces GPS
• intégration « touch » (tablettes et smartphones)

Blueturtle Solutions se charge de la configuration de base de votre événement et vous met à disposition l’application une semaine avant votre événement et 90 jours après la fin de celui-ci. Nous nous chargeons également de réaliser l’intégration de fonds de carte spécifiques.

Nous pouvons également réaliser tout nouveau développement ou adaptation spécifique à vos besoins, de même que nous pouvons vous mettre un serveur avec l’application installée à disposition, si vous ne souhaitez pas (ou ne pouvez pas) utiliser une connexion internet pour accéder à l’application.